Versand von Nachrichten aus Outlook mit XJustiz-Datensatz

 

Um eine gesicherte E-Mail mit XJustiz-Datensatz zu senden öffnen Sie bitte zunächst Ihr Outlook, auch die Browserversion von Outlook ist möglich.

Betätigen Sie die Schaltfläche „Neue E-Mail“. Wenn sich das Nachrichtenfenster geöffnet hat, können Sie wie gewohnt Ihre E-Mail mit Anhängen schreiben und geben den gewünschten Adressaten über das LDAP Verzeichnis ein.

 

Um den XJustiz-Datensatz zu erstellen, wird das Outlook-Add-In benötigt. Dieses blendet sich nahtlos in Outlook ein und fragt Informationen zur Nachricht im Allgemeinen und spezifische Informationen zu jedem Dokument/Anlage ab.

Add-In im Browser nutzen

Um den XJustiz-Datensatz anzufügen klicken Sie im Outlook Browser auf die drei Optionspunkte und wählen proTECTr ERV aus.

Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster. 

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht, wie Sender und Empfänger, gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

 

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben, müssen alle Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Im zweiten Schritt werden Informationen zum E-Mail Anhang abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.

Mit einem Klick auf den grauen Pfeil am rechten Rand der Zeile kann das Feld ausgeklappt und die Daten eingetragen werden.

Wenn Sie die Angaben für jeden Anhang gemacht haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Häkchen vor der Anlage erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.

Betätigen Sie die Schaltfläche ‚Angaben speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.

Add-In in Outlook nutzen

Outlook Clients 2019, 2021 und O356

Wählen Sie in der neuen Nachricht ‚Add-In öffnen‘.

Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster.

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht, wie Sender und Empfänger, gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben müssen alle Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

 

Im zweiten Schritt werden Informationen zum E-Mail Anhang abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.

Mit einem Klick auf den grauen Pfeil am rechten Rand der Zeile kann das Feld ausgeklappt und die Daten eingetragen werden.

Wenn Sie die Angaben für jeden Anhang gemacht haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Häkchen vor der Anlage erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.

 Klicken Sie auf ‚Angaben speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.

Outlook Client 2016

Wählen Sie in der neuen Nachricht ‚proTECTr ERV procilon‘.

Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster.

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht, wie Sender und Empfänger, gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben müssen alle Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, können Sie im zweiten Reiter ‚Angaben zu den Anlagen‘ Informationen zum E-Mail Anhang angeben.

Diese Informationen müssen für jede Anlage einzeln eingetragen werden.

Klicken Sie auf ‚Angabe speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.