Ein proTECTr-Businesskonto bietet stets eine zentrale Nutzerverwaltung. Dabei verwalten festgelegte Personen – die Administratoren – die Mitarbeiter/Mitglieder dieser Organisationen. Die Administratoren besitzen ebenso, wie die Mitarbeiter, ein Businesskonto. Die kostenpflichtigen Features werden dabei nicht vom Nutzer getragen sondern von der Organisation.

Organisationsadmin werden

Die Person, die ein Organisationskonto für ihr Unternehmen oder Organisation im proTECTr beantragt, ist automatisch der Admin für diese Firma. Im Organisationskonto können anschließend weitere Personen zum Admin gemacht werden. Der Admin kann in diesem Konto Mitarbeiter, Gruppen und Zugriffsrechte verwalten. Die Aufgaben des Orga-Admins sind u. a. folgende:

Aufgaben des Orga-Admins

Identitätsbestätigung für die Mitglieder der Organisation

Verwalten von Mitarbeitern

  • Anlegen von Mitarbeitern bzw. zum Organisationskonto einladen (Bilder zeigen)
  • Aktivieren, deaktivieren
  • Ansehen der Mitarbeiterdaten mit rudimentären Datenänderungen
  • Löschen von Mitarbeitern

Verwalten von Gruppen

  • Anlegen von Gruppen
  • Editieren, Löschen von Gruppen
  • Zuordnung von Mitarbeitern zu Gruppen
  • Kopieren von GroupID

Neuanlage/Einladung von Anwendern zum Organisationskonto

Administratoren können Mitarbeiter ihrer Firma im Organisationskonto ihrem Unternehmen zuordnen. Mitarbeiter müssen nicht unbedingt immer Angestellte sein. Es können, je nach Organisationsform auch Vereinsmitglieder, Behördenmitglieder, etc. sein. Entscheidend ist eine entsprechende Domain-Zuordnung. Die Mitarbeiter, die einer Organisation zugeordnet wurden, erhalten automatisch das ID-Level 2, mit dem weitere Funktionen frei geschaltet werden.

Die Zuordnung von Mitgliedern einer Organisation kann durch den Orga-Admin einzeln erfolgen. Für den Fall, dass dieser aber eine große Anzahl an Mitarbeitern oder Gruppen anlegen möchte, stellt das einen hohen Arbeitsaufwand dar. Um ein automatisiertes Anlegen zu ermöglichen, gibt es den CSV-Import. Mit diesem kann man mit einer Datei eine bestimmte Menge von Mitarbeitern oder Gruppen anlegen. Es ist auch möglich mit zwei CSV-Dateien gleichzeitig sowohl Gruppen (units.csv) als auch Mitarbeiter (staff.csv) und deren Zugehörigkeit zu diesen Gruppen anzulegen.

Einzel-Einladung von Mitarbeitern zur Organisation

Sie müssen Administrator des Unternehmens sein, um Anwender Ihrem Unternehmen zuzuordnen. Der Admin ist die Person, die für Ihr Unternehmen ein entsprechendes Organisationskonto beantragt. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol oben rechts in der Anwendung und wählen Sie 'Organisationskonto' aus.

Es öffnet sich die Mitarbeiterverwaltung. Im rechten Bildrand klicken Sie auf das blaue Feld 'Mitarbeiter anlegen', um neue Mitarbeiter hinzuzufügen.

Geben Sie den Vor- und Zunamen sowie die E-Mail-Adresse Ihres Mitarbeiters ein, den Sie Ihrem Unternehmen zuweisen möchten. Anschließend gehen Sie auf 'Speichern und Einladung versenden'.

Der Eingeladene bekommt im Anschluss eine E-Mail, in welcher er über die Einladung zum Organisationskonto informiert wird. Mit Klick auf den enthaltenen Link zu proTECTr kann er sich auf der Plattform einloggen und der Zuordnung zum Unternehmen zustimmen. Er ist dann Mitglied Ihrer Organisation.

Die neu dem Organisationskonto zugeordnete Person sieht dies entsprechend in Ihrer 'Konto und Profil'- Ansicht. Auch das ID-Level 2 wird dort angegeben.

CSV-Import

Einfacher Mitarbeiter-Import

Bei dem einfachen Mitarbeiterimport wird nur eine Datei (staff.csv) mit einem simplen Aufbau benötigt. Das CSV muss die Felder givenname, surname, email aufweisen.

Beispieldatei: 

Staff.csv

  • givenname = (String) Vorname und sofern vorhanden Zweitname
  • surname = (String) Familienname
  • email = (String) E-Mail-Adresse und späterer Benutzername des Mitarbeiters

Hinweis: Die E-Mail-Adressen der zukünftigen Mitarbeiter müssen der angemeldeten Domains der Organisation entsprechen. Sollte dies nicht der Fall sein, wird dieser Mitarbeiter nicht erstellt.

Gruppen-Mitarbeiter-Import

Bei diesem Import werden zwei Dateien benötigt und diese müssen gleichzeitig auf das Importfenster gezogen werden.

Gruppen-Datei

[16 - Firmenkonto > Aufbau-CSV-Import_Groups]

Die Datei dafür heißt units.csv und besitzt die Felder id, parentId, name, type

Beispieldatei: 

Units.csv

  • id = unique ID (integer) für die anzulegende Gruppe - Kann frei gewählt werden.
  • parentId = ID (integer) der übergeordneten Gruppe oder Abteilung, sprich diejenige Gruppe, zu der die neu-anzulegende Gruppe gehört
  • name = (String) Name der Abteilung / Gruppe. Es ist möglich den Gruppennamen mehrfach zu vergeben. So kann es eine Buchhaltung in Tochterfirma 1 und Tochterfirma 2 geben.
  • type = (String) Es empfiehlt sich eine kurze Beschreibung der Gruppe hinzuzufügen um beispielsweise, die oben genannte Problematik gleicher Abteilungsnamen auflösen zu können.


Mitarbeiter-Datei

[Bild : 16 - Firmenkonto > Aufbau-CSV-Import_Staff+Groups]

Die Datei staff.csv ist grundsätzlich so aufgebaut, wie beim einfachen Mitarbeiter-Import. Es kommt ein zusätzliches Feld 'units' hinzu. Dieses kann eine oder mehrere IDs von Gruppen aufnehmen, zu denen der Mitarbeiter zugeordnet werden soll. Dabei kann das Feld die selbstgewählten IDs aufnehmen.

Hinweis: Beim Mitarbeiter-Import mit Gruppenzuordnung können ausschließlich registrierte Nutzer den Gruppen zugeordnet werden. Deshalb wird bei einer großen Mitarbeiteranzahl ein zweistufiger Import empfohlen. Zuerst alle Mitarbeiter mit einfachem CSV-Import registrieren und danach in einem zweiten CSV-Import die Gruppenzuordnung nachholen. Generell kann die Gruppenzuordnung durch den Orga-Admin auch nachträglich erfolgen.

Beispieldatei:

Staff.csv

Für den Fall, dass bereits Gruppen/Abteilungen im Organisationskonto angelegt wurden, gibt es die zusätzliche Möglichkeit, bei der Verwendung des CSV-Imports Mitarbeiter diesen Gruppen zuzuweisen. Beim „manuellen“ Anlegen der Gruppen vergibt der proTECTr automatische spezielle IDs. Diese werden GroupIDs genannt.

GroupIDs: Die speziellen IDs können im Organisationskonto ausgelesen werden. Dort gibt es die Ansicht [Bild Gruppenverwaltung - noch zu screenshoten], wo der Admin die GroupID kopieren kann. Diese kopierten GroupIDs kann er dann im CSV als Zuordnung verwenden.

In unserem Beispiel haben die Gruppen=Abteilungen…

  • Produktion die GroupID = 88b290a8-f3c5-4bf2-bf22-c3e11f9eec63
  • und Qualitätssicherung die GroupID = 5cd632b1-a62e-5cbb-68ce-21c6b7404766

Der Beispiel-Mitarbeiter Walther Wirth wird also der anzulegenden Abteilung ‘Geschäftsführung’ (ID=3) und der bestehenden Abteilung ‘Produktion’ (GroupID = 88b290a8-f3c5-4bf2-bf22-c3e11f9eec63) zugewiesen. Der Beispiel-Mitarbeiter Rolf-Dieter Dietrich wird der bestehenden Abteilung ‘Qualitätssicherung’ (GroupID = 5cd632b1-a62e-5cbb-68ce-21c6b7404766) zugewiesen.

Mitarbeiter-Konto deaktivieren

Sie können Mitarbeitern die Zugehörigkeit zu Ihrem Unternehmen auch kurzzeitig wieder entziehen. Dazu gehen Sie unter dem Organisationkonto auf den Reiter 'Mitarbeiter' und auf die drei Optionspunkte rechts neben dem Namen des Mitarbeiters. Dort wählen Sie "Konto deaktivieren" aus. Der Anwender hat nun keine Zugriffsrechte mehr auf die erweiterten Services, die durch die Unternehmenszugehörigkeit ermöglicht wurden.

Anwender löschen

Sie können Anwender aus der Zugehörigkeit zu Ihrer Organisation löschen. Dazu gehen Sie unter dem Organisationkonto auf den Reiter 'Mitarbeiter' und auf die drei Optionspunkte rechts neben dem Namen des Mitarbeiters. Dort wählen Sie "Mitarbeiter löschen" aus. Der Anwender hat nun keine Zugriffsrechte mehr auf die erweiterten Services, die durch die Unternehmenszugehörigkeit ermöglicht wurden.

Gruppen anlegen

Wenn Sie eine Gruppe anlegen möchten, gehen Sie im Organisationskonto auf den Reiter 'Organisationen/Abteilungen'. Auf der linken Bildseite wird Ihr Organisationsname angezeigt, klicken Sie auf das Icon rechts neben diesem.

Es erscheint auf der rechten Bildseite ein Feld, in dem Sie die neue Abteilung bzw. Gruppe anlegen können. Durch den Klick auf den Button 'Speichern und weiter' schließen Sie den Vorgang ab.

Gruppenzuordnung

Im Organisationskonto können Sie nicht nur Ihr Unternehmen und Ihre Mitarbeiter verwalten, sondern auch eine Abteilungsstruktur anlegen. In dieser können Sie die unterschiedlichen Mitarbeiter einer entsprechenden Abteilung zuordnen. Gehen Sie dazu ins Organisationskonto auf den Reiter 'Organisationen/ Abteilungen'. Im Feld auf der rechten Seite können Sie unter dem Reiter 'Mitarbeiter' Personen zu Gruppen hinzufügen.

Identitätsbestätigung der Mitglieder (ID-Level 2)

Generell sind für die Identitätsbestätigungen der Mitglieder einer Organisation die Orga-Admin verantwortlich. Deshalb sind alle Mitglieder mit dem ID-Level 2 registriert.

Identitätsbestätigung der Mitglieder für qualifizierte Signatur (ID-Level 3)

Neben den gängigen Identifikationsmethoden für das ID-Level 3, gibt es die Möglichkeit, ab einer Anzahl von 100 Mitgliedern in Ihrem proTECTr Organisationskonto eine Person aus Ihrem Unternehmen zum RA-Agenten zu bestimmen bzw. ausbilden lassen. Diese kann Nutzeridentitäten bestätigen, ohne weitere Video- oder Bankidentprozesse für die einzelnen Mitglieder/ Mitarbeiter.

Stammdaten, Rechnungsdaten, Kontaktdaten etc. verwalten

Die Stammdaten Ihrer Organisation finden Sie im Organisationskonto unter dem Reiter 'Organisationsdaten'. Dort können Sie die Stammdaten Ihres Unternehmens, wie Firmenname, Anschrift, Rechnungsadresse und weitere Kontaktdetails eingeben. Hier haben Sie außerdem die Möglichkeit, eine Nachrichten-Signatur für E-Mails zu erstellen und Mail-Domains anzulegen.

Weitere Mail-Domains anlegen bzw. zuordnen

Im proTECTr können Sie Domains für die E-Mail-Adressen Ihrer Mitarbeiter anlegen. Die Domains dienen zur Identifikation der neuen proTECTr-Nutzer ihrer Organisation. Die Mitarbeiter müssen eine E-Mail-Adresse mit diesen Domains besitzen. Anderweitig kann die Zuordnung bei der Registrierung neuer Mitarbeiter nicht vorgenommen werden.

Das Anlegen von Domains können Sie im Organisationskonto unter dem Reiter 'Organisationsdaten' vornehmen.