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Ablaufszenario HCL Notes

Versand von eBO Nachrichten mit HCL Notes

Der Versand von eBO Nachrichten muss über den konfigurier-ten E-Mail-Server erfolgen, da dieser die notwendigen X-Header in der E-Mail aus den übergebenen ERV-Feldern erzeugt. Die Konfiguration wird im Kapitel Integration des ERV Add-ins beschrieben.
Die X-Header werden nur erzeugt, wenn proTECTr ERV aktiviert ist und alle Meta-Daten bereitgestellt sind. Die Aktivierung wird im Folgenden beschrieben.

Empfängersuche und Anhänge hinzufügen


Zum Versenden einer eBO Nachricht öffnen Sie eine neue E-Mail und klicken auf „An“.


Es öffnet sich ein neues Fenster. Im oberen Bereich können Sie dort unter „Verzeichnis“ Ihr eBO Adressbuch (SAFE Adressbuch) auswählen und unter „Suchen nach“ oder „Erweiterte Suche“ Ihren Adressaten eingeben und die Suche durch „Enter“ starten. Wir empfehlen die erweiterte Suche für eine genauere Suche zu nutzen.

Neben Gerichten finden Sie im Adressbuch auch Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden, Ämter etc. und können mit diesen kommunizieren.


Wählen Sie in der Suche die Bedingungen wie Ort oder Name aus und geben Sie Ihren Suchbegriff ein. Anschließend klicken Sie auf „Suchen“.

Hinweis: Suchanfragen im Verzeichnis der Justiz laufen über mehrere Systeme. Daher können sie, je nach Komplexität und Auslastung der einzelnen Komponenten, bis zu 60 Sekunden dauern.


Aus den vorgeschlagenen Optionen wählen Sie nun Ihren Adressaten aus, indem Sie einmal auf den Namen im linken Feld klicken. Wählen Sie dann den Versand über „An“, „Kopie“ oder „Blindkop.“ Aus und klicken Sie „OK“.
Sie gelangen nun wieder zu Ihrer E-Mail und sehen unter „An“ Ihren ausgewählten Adressaten.
Fügen Sie nun wie gewohnt Ihren Anhang an die E-Mail an, eine Nachrichteingabe ist nicht notwendig.

Hinweis: Der Nachrichtentext wird bei der Umwandlung der E-Mail in eine XJustiz-Datensatz komplett verworfen, da dieser dort keine Relevanz und rechtliche Gültigkeit besitzt. Diese ist eine Vorgabe des aktuellen XJustiz Standard.


Um die Dateneingabe für die Übergabe der Daten zur Erstellung des XJustiz-Datensatzes zu starten, wird das ERV Add-in benötigt. Dieses blendet sich nahtlos in HCL Notes ein und fragt Informationen zur Nachricht im Allgemeinen und spezifische Informationen zu jedem Dokument/Anlage ab.


Für die Eingabe von Daten der in der Nachricht mitgesendeten Anlagen gibt es bei Nutzung der OnPremise Installation zwei verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden. Sie müssen sich vor dem Start des Add-in entscheiden, welchen Übergabeweg Sie für die Anhänge vorsehen. Für die Cloudnutzung wie beim eBO Gateway ist nur Option 1 möglich.


Option 1: Anhänge in der E-Mail


Sie können die Dateianhänge wie gewohnt direkt als Anhang in die E-Mail laden. Erst danach öffnen Sie wie in den folgenden Schritten beschrieben das ERV Add-in und befüllen es mit weiteren Informationen. Die Dateianhänge werden in der E-Mail wie gewohnt als solche angezeigt.


Diese Option ist immer dann sinnvoll, wenn die Dateigröße aller Anhänge das Limit der zulässigen Nachrichtengröße Ihres Mailsystems nicht überschreitet. In der Regel können Sie Nachrichtengrößen bis 25 MB problemlos versenden.


Option 2: Anhänge im Übergabeverzeichnis

Hinweis: Diese Funkion ist nur mit einem onPremise proGOV in der eigenen IT Infrastruktur nutzbar! Sofern Sie noch keinen proGOV haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir machen Ihnen gern ein Angebot.

Sie können die Dateianhänge alternativ dem proGOV für den Versand über ein Übergabeverzeichnis übergeben. Diese Funktion muss aber von Ihrem proGOV Anwendungsbetreuer erst konfiguriert und damit freigegeben werden.


Die im Übergabeverzeichnis liegenden Anhänge werden ebenfalls deklariert, aber NICHT der Mail hinzugefügt, sie verbleiben im Übergabeverzeichnis. Diese Dateien sind damit in der E-Mail nicht wie gewohnt als Dateianhang sichtbar. Diese Funktion ermöglicht es, ganze Ordner und damit große ERV-Nachrichten zu versenden, die per Mail nicht transportiert werden könnten. Der Speicherort der Anhänge wird im Versandprozess an den proGOV übermittelt und nach erfolgreichem Versand wird das Übergabeverzeichnis gelöscht. Daher ist noch vor Empfang der Versendebestätigung und der Empfangsbestätigung des Intermediärs sichtbar, ob der Nachrichtenversand erfolgreich war.


Add-in in HCL Notes nutzen


Öffnen Sie das ERV Add-in, indem Sie auf „proTECTr ERV“ klicken und anschließend „ERV aktivieren“ per Klick auswählen.


Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster.


Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht, wie Sender und Empfänger, gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.


Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben müssen alle mit * gekennzeichneten Pflichtfelder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Hinweis: Die Auswahl des Gerichts im Add-in ist unabhängig von der Empfängerauswahl über das Adressbuch. Die Auswahl ist nur nötig, wenn der Empfänger ein Gericht ist, um zusätzlich benötigte Parameter für einen validen Datensatz mitzugeben. Senden Sie eine Nachricht an einen Notar oder Rechtsanwalt wählen Sie “nein”.

Mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol öffnet sich ein Drop-Down Menü, in welchem Sie Ihre Auswahl für das jeweilige Abfragefeld treffen können.


In der hervorgehobenen Zeile „Anlagen beziehen aus“ können Sie nun wählen, ob Sie die Anlagen direkt in die E-Mail hochladen (Option1, wie im bisherigen Beispiel) oder Anhänge über ein Übergabeverzeichnis (Option 2) übergeben möchten.

Option 1

Nun werden Informationen zu den Dateianhängen abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.


Um Akteneinsicht für das jeweilige Dokument zu gewähren, wählen Sie unter der Spalte mit dem gelben Symbol per Klick das Kästchen aus. Anschließend geben Sie weitere Informationen zu der Vertraulichkeitsstufe, Dokumentklasse und Bestandteiltyp an.


Mit Klick auf das “v”-Symbol wird die Auswahl für das Dokument aus der ersten Zeile für alle darauffolgenden Zeilen übernommen.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Text oben rechts erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.


Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Sen-den‘ an den gewünschten Empfänger verschickt.


Option 2: Wenn Sie der E-Mail noch keine Anhänge hinzugefügt haben und ein Übergabeverzeichnis nutzen möchten, wählen Sie unter „Anlagen beziehen aus“ „Verzeichnis“ aus. Klicken Sie auf das graue Kästchen um ein Übergabeverzeichnis zu wählen, dessen Inhalt versandt werden soll. Wählen Sie nun Ihren Ordner aus.

Hinweis: Diese Funktion ist nur mit einem onPremise proGOV in der eigenen IT Infrastruktur un nach Absprache mit den Admins nutzbar! Die Nutzung des Übergabeverzeichnisses erfordert zusätzlichen administrativen Aufwand. Sofern Sie noch keinen proGOV haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir machen Ihnen gern ein Angebot.

Nun werden Informationen zu den Dateianhängen abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.


Um Akteneinsicht für das jeweilige Dokument zu gewähren, wählen Sie unter der Spalte mit dem gelben Symbol per Klick das Kästchen aus. Anschließend geben Sie weitere Informationen zu der Vertraulichkeitsstufe, Dokumentklasse und Bestandteiltyp an.


Mit Klick auf das “v”-Symbol wird die Auswahl für das Dokument aus der ersten Zeile für alle darauffolgenden Zeilen übernommen.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Text oben rechts erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.


Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Sen-den‘ an den gewünschten Empfänger verschickt.


Nach Versand der E-Mail bekommen Sie eine Versandbestätigung mit der Nachrichten ID und dem Versandprotokoll per E-Mail zugestellt. Damit können Sie im Zweifel Ihre fristgerechte Einreichung von Dokumenten belegen.


Empfang von eBO Nachrichten in HCL Notes


Ihre eBO Nachrichten empfangen Sie auf der von Ihnen bei procilon angegebenen E-Mail Adresse. Die Absenderadresse beginnt immer „no-reply@“.


In dieser E-Mail erhalten Sie folgende Dokumente:
• Laufzettel.html: Dieser dokumentiert den technischen Durchlauf der Nachricht
• Report.pdf
• PDF-Dokument(e)
• xJustiz_Nachricht.xml
• EGVP_Dateien.zip: zusätzliche Dateien, welche zur EGVP Nachricht gehören


Im Nachrichtentext werden Nachrichtentyp, Betreff, Aktenzeichen des Empfängers und des Absenders, das Anschreiben sowie beigefügte Dateien ausgewiesen.

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