Ablaufszenario Outlook

Versand von Nachrichten aus Outlook mit XJustiz-Datensatz

Im Folgenden werden der Versand und der Empfang von eBO Nachrichten dargestellt. Zusätzlich können Sie sich auch unser Video dazu auf unserer Website anschauen.

Um eine Nachricht im elektronischen Rechtsverkehr zu erstellen, öffnen Sie bitte zunächst Ihr Outlook.

Betätigen Sie die Schaltfläche „Neue E-Mail“ und klicken auf den Button „An“.

Es öffnet sich ein neues Fenster. Im oberen Feld können Sie dort unter „Adressbuch“ Ihr eBO Adressbuch auswählen und unter „Suchen:“ Ihren Adressaten eingeben und die Suche durch „Enter“ starten.

Neben Gerichten finden Sie hier auch Rechtsanwälte, Steuerberater, Behörden, Ämter etc. und können mit diesen kommunizieren.

Aus den vorgeschlagenen Optionen wählen Sie nun Ihren Adressaten aus, indem Sie mit einem Doppelklick auf den Namen klicken. Klicken Sie dann „OK“, um fortzufahren.

Suchanfragen im Verzeichnis der Justiz laufen über mehrere Systeme. Daher können sie, je nach Komplexität und Auslastung der einzelnen Komponenten, bis zu 60 Sekunden dauern.

Sie gelangen nun wieder zu Ihrer E-Mail und sehen unter „An“ Ihren ausgewählten Adressaten.

Fügen Sie nun wie gewohnt Ihren Anhang an die E-Mail an, eine Nachrichteingabe ist nicht notwendig.

Bitte beachten Sie die Beschränkungen im elektronischen Rechtsverkehr.

Der Nachrichtentext wird bei der Umwandlung der E-Mail in eine XJustiz-Datensatz komplett verworfen, da dieser dort keine Relevanz und rechtliche Gültigkeit besitzt. Diese ist eine Vorgabe des aktuellen XJustiz Standard.

Um die Dateneingabe für die Übergabe der Daten zur Erstellung des XJustiz-Datensatzes zu starten, wird das Outlook-Add-In benötigt. Dieses blendet sich nahtlos in Outlook ein und fragt Informationen zur Nachricht im Allgemeinen und spezifische Informationen zu jedem Dokument/Anlage ab.

Für die Eingabe von Daten der in der Nachricht mitgesendeten Anlagen gibt es bei Nutzung der OnPremise Installation zwei verschiedene Möglichkeiten, die im Folgenden beschrieben werden. Sie müssen sich vor dem Start des Add-In entscheiden, welchen Übergabeweg Sie für die Anhänge vorsehen. Für die Cloudnutzung wie beim eBO Gateway ist nur Option 1 möglich.

Option 1: Anhänge in der E-Mail

Sie können die Dateianhänge wie gewohnt direkt als Anhang in die E-Mail laden. Erst danach öffnen Sie wie in den folgenden Schritten beschrieben das ERV Add-In und befüllen es mit weiteren Informationen. Die Dateianhänge werden in der E-Mail wie gewohnt als solche angezeigt.

Diese Option ist immer dann sinnvoll, wenn die Dateigröße aller Anhänge das Limit der zulässigen Nachrichtengröße Ihres Mailsystems nicht überschreitet. In der Regel können Sie Nachrichtengrößen bis 25 MB problemlos versenden. 

Option 2: Anhänge im Übergabeverzeichnis

Diese Funkion ist nur mit einem onPremise proGOV in der eigenen IT Infrastruktur nutzbar!

Sofern Sie noch keinen proGOV haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir machen Ihnen gern ein Angebot.

Sie können die Dateianhänge alternativ dem proGOV für den Versand über ein Übergabeverzeichnis übergeben. Diese Funktion muss aber von Ihrem proGOV Anwendungsbetreuer erst konfiguriert und damit freigegeben werden.

Die im Übergabeverzeichnis liegenden Anhänge werden ebenfalls deklariert, aber NICHT der Mail hinzugefügt, sie verbleiben im Übergabeverzeichnis. Diese Dateien sind damit in der E-Mail nicht wie gewohnt als Dateianhang sichtbar. Diese Funktion ermöglicht es, ganze Ordner und damit große ERV-Nachrichten zu versenden, die per Mail nicht transportiert werden könnten. Der Speicherort der Anhänge wird im Versandprozess an den proGOV übermittelt und nach erfolgreichem Versand wird das Übergabeverzeichnis gelöscht. Daher ist noch vor Empfang der Versendebestätigung und der Empfangsbestätigung des Intermediärs sichtbar, ob der Nachrichtenversand erfolgreich war.

Add-In im Browser nutzen

Um den XJustiz-Datensatz anzufügen klicken Sie im Outlook Browser auf die drei Optionspunkte und wählen proTECTr ERV aus.

Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster. 

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht, wie Sender und Empfänger, gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben, müssen alle nötigen Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Die Auswahl des Gerichts im Add-In ist unabhängig von der Empfängerauswahl über das Adressbuch. Die Auswahl ist nur nötig, wenn der Empfänger ein Gericht ist um zusätzliche benötigte Parameter für einen validen Datensatz mitzugeben. Senden Sie eine Nachricht an einen Notar oder Rechtsanwalt verbleibt dieser Schalter auf “nein”.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Zu Option 1: Wenn Sie die Dateianhänge bereits in der E-Mail eingefügt haben, gelangen Sie direkt zum folgenden Fenster.

Nun werden Informationen zu den Dateianhängen abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.

Mit einem Klick auf den grauen Pfeil am rechten Rand der Zeile kann das Feld ausgeklappt und die Daten eingetragen werden.

Wenn Sie die Angaben für jeden Anhang gemacht haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Zu Option 2: Wenn Sie der E-Mail noch keine Anhänge hinzugefügt haben und ein Übergabeverzeichnis nutzen möchten, nutzen Sie das folgende Fenster. Klicken Sie auf ‚Übergabeverzeichnis auswählen‘ um einen Ordner zu wählen, dessen Inhalt versand werden soll und klicken Sie auf ‚Weiter‘.

Diese Funkion ist nur mit einem onPremise proGOV in der eigenen IT Infrastruktur nutzbar!

Sofern Sie noch keinen proGOV haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir machen Ihnen gern ein Angebot.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Häkchen vor der Anlage erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.

Betätigen Sie die Schaltfläche ‚Angaben speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.

Add-In in Outlook nutzen

Outlook Clients 2019, 2021 und O356 in Verbindung mit einem O365 Konto

Öffnen Sie das ERV Add In, indem Sie auf das “Add-In öffnen” Symbol klicken oder über die drei Menüpunkte, wie im Bild unten gezeigt.

Im Anschluss öffnet sich das folgende Fenster.

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben müssen alle Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Die Auswahl des Gerichts im Add-In ist unabhängig von der Empfängerauswahl über das Adressbuch. Die Auswahl ist nur nötig, wenn der Empfänger ein Gericht ist um zusätzliche benötigte Parameter für einen validen Datensatz mitzugeben. Senden Sie eine Nachricht an eine Notar oder Rechtsanwalt verbleibt dieser Schalter auf “nein”.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Zu Option 1: Wenn Sie die Dateianhänge bereits in der E-Mail eingefügt haben, gelangen Sie direkt zum folgenden Fenster.

Nun werden Informationen zu den Dateianhängen abgefragt. Geben Sie dazu genaue Informationen zu jeder Anlage einzeln an.

Mit einem Klick auf den grauen Pfeil am rechten Rand der Zeile kann das Feld ausgeklappt und die Daten eingetragen werden.

Zu Option 2: Wenn Sie der E-Mail noch keine Anhänge hinzugefügt haben und ein Übergabeverzeichnis nutzen möchten, nutzen Sie das folgende Fenster. Klicken Sie auf ‚Übergabeverzeichnis auswählen‘ um einen Ordner zu wählen, dessen Inhalt versand werden soll und klicken Sie auf ‚Weiter‘.

Diese Funkion ist nur mit einem onPremise proGOV in der eigenen IT Infrastruktur nutzbar!

Sofern Sie noch keinen proGOV haben, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir machen Ihnen gern ein Angebot.

Wenn Sie die Angaben für jeden Anhang gemacht haben, betätigen Sie die Schaltfläche ‚Weiter‘.

Im letzten Schritt überprüfen Sie bitte sorgfältig Ihre Angaben. An dem grünen Häkchen vor der Anlage erkennen Sie, ob alle Angaben zur Anlage vollständig sind.

 Klicken Sie auf ‚Angaben speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.

Nach Versand der E-Mail bekommen Sie eine Versandbestätigung mit der Nachrichten ID und dem Versandprotokoll per E-Mail zugestellt. Damit können Sie im Zweifel Ihre fristgerechte Einreichung von Dokumenten belegen.

VSTO Outlook Client 2016, 2019 und 2021 in Verbindung mit einem Exchange onPremise

Erstellen Sie eine „neue E-Mail“.
Suchen Sie im SAFE-Adressbuch einen passenden Empfänger und vergeben einen für Sie sprechenden Betreff (Hinweis: dieser wird nicht an den Empfänger der Nachricht gesendet, sondern nur intern verwendet, z.B. im Sendeprotokoll):

Klicken Sie erst danach auf die Schaltfläche ‚Add-In öffnen - proTECTr ERV‘. Das Add-In zur Eingabe der Metadaten für die Erstellung des XJustiz Strukturdatensatzes wird gestartet.
Es öffnet sich das folgende Fenster:

Im ersten Schritt müssen allgemeine Angaben zur Nachricht gemacht werden. Halten Sie Ihr Aktenzeichen sowie das Aktenzeichen des Empfängers bereit.

Der Schalter „Ist der Empfänger ein Gericht“ wird entsprechend vorbelegt, wenn Sie als Empfänger der E-Mail ein Gericht oder ein Grundbuchamt ausgewählt haben.

Bei entsprechender Vorbelegung müssen Sie jetzt aus der Liste der Gerichte „Name des Gerichts“ Ihren gewählten Empfänger auswählen.

Hier haben Sie drei Möglichkeiten:

1. Sie öffnen die Auswahlliste und scrollen bis zum gewünschten Eintrag

2. Sie nutzen das Feld „Filter“ zur Schnellsuche

3. Sie nutzen Ihre Favoriten über die Schaltfläche „Favoriten“, die Sie bei Auswahl eines Empfängers aus der Liste mit Drücken des Button „Zu Favoriten“ pflegen können.

Danach die Pflichtfelder „Mein Aktenzeichen“, „Empfänger Aktenzeichen“ und „Sachgebiet“ pflegen.

Optional kann eine Sendungspriorität hinzugefügt werden.

Aufgrund der strengen gesetzlichen Vorgaben müssen alle Felder ausgefüllt werden, um die Nachricht erfolgreich zu versenden.

Sobald Sie alle Felder ausgefüllt haben, können Sie im zweiten Reiter ‚Angaben zu den Anlagen‘ Informationen zum E-Mail Anhang angeben.

Deklarieren Sie in diesem Reiter für jedes Einzeldokument die Werte der folgenden Parameter:

·         Dokumentenklasse (Drop-Down Auswahlliste)

·         Akteneinsicht (ist immer vorbelegt)

·         Bestandteil – hier immer ‘Original’ wählen, außer es handelt sich um eine .pkcs7-Signaturdatei

Beenden Sie die Eingabe mit Drücken der Schaltfläche „Angabe speichern und beenden“.

Übergabeverzeichnis verwenden (nur in Verbindung mit proGOV)

Für die Verwendung eines Übergabeverzeichnisses drücken Sie bitte die Schaltfläche „Übergabeverzeichnis verwenden“, die Warnmeldung wird ausgeblendet.

Es öffnet sich ein Auswahldialog

Wählen Sie hier das Übergabeverzeichnis aus, welches von Ihrem Administrator für die Übergabe der Dateien an den proGOV bereitgestellt wurde.
Bitte erstellen Sie für jede Nachricht ein individuelles Übergabeverzeichnis!

Das Add-In liest die hier liegenden Anlagen ein, hängt Sie aber nicht an die Nachricht.

Sie können hier wie gewohnt die Anlagen klassifizieren und die Eingabe beenden.

Senden Sie im Anschluss die Nachricht ohne Attachments.
proGOV holt diese vor dem Versand an den Empfänger aus dem Übergabeverzeichnis und löscht dieses nach erfolgreichem Versand komplett, einschließlich dem von Ihnen angelegten Unterverzeichnis.

Klicken Sie auf ‚Angabe speichern und beenden‘.

Im letzten Schritt wird die E-Mail wie gewohnt über die Schaltfläche ‚Senden‘ verschickt.

Nach Versand der E-Mail bekommen Sie eine Versandbestätigung mit der Nachrichten ID und dem Versandprotokoll per E-Mail zugestellt. Damit können Sie im Zweifel Ihre fristgerechte Einreichung von Dokumenten belegen.

Empfang von eBO Nachrichten

Ihre eBO Nachrichten empfangen Sie auf der von Ihnen bei procilon angegebenen E-Mail Adresse. Die Absenderadresse beginnt immer „no-reply@“.

In dieser E-Mail erhalten Sie folgende Dokumente:

 ·         Laufzettel.html: Dieser dokumentiert den technischen Durchlauf der Nachricht

·         Report.pdf

·         PDF-Dokument(e)

·         xJustiz_Nachricht.xml

·         EGVP_Dateien.zip: zusätzliche Dateien, welche zur EGVP Nachricht gehören

Im Nachrichtentext werden Nachrichtentyp, Betreff, Aktenzeichen des Empfängers und des Absenders, das Anschreiben sowie beigefügte Dateien ausgewiesen.